Conservazione elettronica

Conservazione elettronica documenti fiscali: 

In vigore dal 30/06/2014 le nuove regole per la conservazione elettronica dei documenti fiscali: il decreto ministeriale datato 17 giugno 2014, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014 sostituisce, abrogandole da subito, le disposizioni contenute nel previgente decreto ministeriale del 23 gennaio 2004.

Superamento, quindi, del vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche, semplificazioni nell’assolvimento dell’imposta di bollo, eliminazione dell’obbligo di comunicazione dell’impronta dell’archivio digitale ed operatività delle medesime regole per i documenti del settore doganale rappresentano le principali novità in materia.

La conservazione dei documenti valida fiscalmente prevede l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, il quale viene infatti già firmato digitalmente secondo le regole tecniche attuative del Cad.

Occorre assicurare le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità anche utilizzando i formati scelti dal responsabile della conservazione che deve motivarne la scelta nel manuale di conservazione.

Va assicurata infine la ricerca ed estrazione delle informazioni in base a cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche tra questi.

Si tratta dei medesimi metadati già richiesti del previgente decreto ministeriale ma la loro individuazione è ora richiesta solo se tali informazioni sono obbligatoriamente previste.

Viene eliminato l’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture.

Il processo di conservazione va quindi completato, anche per le fatture elettroniche, entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.

Non va più inviata alle Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio. È richiesta l’indicazione in dichiarazione dei redditi di avere optato per la conservazione elettronica dei documenti fiscali.

Invece del pagamento dell’imposta di bollo in acconto e a saldo, è ora previsto il versamento in unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio e le fatture elettroniche, quando assoggettate, devono contenere l’annotazione di assolvimento dell’imposta secondo le nuove regole.

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